Spese aziendali 2025: deducibili solo con pagamenti tracciabili (vitto, alloggio, trasporti)

Tracciabilità delle spese aziendali: le novità 2025

A partire dal 2025 le spese aziendali a titolo di rimborso saranno deducibili solo se effettuate tramite mezzi di pagamento tracciati. Parola di Manovra di bilancio 2025.

Questa misura si applica in particolare alle spese di vitto, alloggio, trasporto e viaggio, sostenute per le trasferte di dipendenti o collaboratori.
L’articolo 10 della bozza di Manovra stabilisce infatti che i pagamenti dovranno essere effettuati con bonifico bancario, postale o altri strumenti previsti dal D.Lgs. 241/1997. Parola d’ordine tracciabilità.

L’uso di mezzi tracciabili diventa dunque un requisito indispensabile per poter dedurre fiscalmente queste spese, e questo cambiamento rispecchia l’intenzione del legislatore di ridurre i rischi di evasione fiscale, aumentando la trasparenza delle transazioni aziendali.

Deducibilità spese per trasferte: rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto

Le regole attuali sono vaghe a riguardo e, non specificando in dettaglio le modalità di pagamento per i rimborsi spese aziendali, hanno lasciato finora una certa flessibilità alle aziende. Le cose cambieranno con la Legge di Bilancio 2025, per cui le spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio, se rimborsate ai dipendenti per trasferte o corrisposte ai lavoratori autonomi, non concorreranno a formare il reddito imponibile solo se vengono utilizzati strumenti di pagamento tracciabili.

Novità cruciale per tutte le aziende che effettuano frequentemente trasferte aziendali. Per quanto riguarda gli spostamenti aziendali, ci si riferisce alle spese di viaggio e trasporto, effettuati mediante taxi e NCC, riaddebitate analiticamente ai committenti, che dovranno essere necessariamente effettuate con versamenti bancari, carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari.

Regole per lavoratori autonomi e collaboratori

Le nuove regole di tracciabilità e deducibilità delle spese aziendali si applicano, non solo ai dipendenti, ma anche ai lavoratori autonomi che collaborano con l’azienda. I rimborsi per vitto, alloggio e trasporto corrisposti ai collaboratori esterni non concorreranno a formare il reddito imponibile a patto che siano effettuati tramite mezzi di pagamento tracciabili.

I pagamenti tracciabili: bonifico, carta di credito, bancomat

I pagamenti in contanti dal 2025 non saranno più accettati ai fini della deducibilità fiscale. Questo vincolo si applica a tutte le aziende e professionisti che intendono dedurre tali spese dal reddito imponibile.

Inoltre, la nuova normativa mantiene i limiti di deducibilità già previsti dalla legge per le varie categorie di spese aziendali: il limite del 75% della spesa per alberghi e ristoranti e il tetto massimo del 2% dei corrispettivi percepiti.

Ad esempio, le spese di rappresentanza e i costi sostenuti per pranzi di lavoro seguono i limiti previsti dagli articoli 54 e 95 del TUIR, ma con l’aggiunta della condizione di tracciabilità. Questa misura mira a evitare l’uso improprio dei rimborsi e a garantire che i benefici fiscali siano concessi solo per spese effettivamente documentabili.

Cosa devono fare ora le aziende dal 2025

Tutto ciò cambia molto le carte in tavola. Le aziende d’ora in avanti dovranno studiare e mettere a regime apposite procedure aziendali, per obbligare i dipendenti a utilizzare le modalità di pagamento richieste dalla legge per i servizi di vitto, alloggio e trasporto.

Tetti di spesa

Assodata la questione della modalità di pagamento, restano tali anche i tetti di spesa accettati in termini di deducibilità dei rimborsi spesa aziendale:

• Trasferte fuori dal Comune:
• In Italia: deducibili fino a 180,76 euro al giorno.
• All’estero: deducibili fino a 258,23 euro al giorno.
• Trasferte nel Comune:
• I rimborsi per le trasferte all’interno del comune formano reddito per i percipienti e sono deducibili come spese per il lavoro nel limite del 75% dell’ammontare.
• Noleggio di auto e uso di auto del dipendente:
• Se un dipendente o titolare di collaborazione coordinata e continuativa (co.co.co) utilizza un’auto propria o noleggiata per una trasferta, è possibile dedurre dal reddito d’impresa l’importo relativo al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio. Questo importo è calcolato secondo: