Cosa vuol dire? In pratica a questa data tutte le PA devono aver adeguato i propri sistemi di gestione informatica dei documenti e devono perciò essere in grado di produrre in formato digitale tutti gli originali dei documenti amministrativi informatici.
Secondo il decreto, il documento informatico è tale quando è predisposto attraverso software specifici oppure quando viene acquisito in formato elettronico. L’art. 22, comma1, del CAD stabilisce che tale acquisizione può essere effettuata attraverso dei sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) oppure trascritti manualmente su supporto elettronico (semplice “digitazione” del testo). Tali documenti così formati hanno piena validità solo se viene apposta loro una firma digitale o un’altra firma elettronica qualificata.
Come i documenti cartacei, anche quelli informatici devono poter essere conservati nel tempo e per fare ciò sono necessarie una serie di misure specifiche. Un documento informatico deve rispettare i requisiti di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
Per garantire la qualità e la sicurezza il documento deve essere gestito all’interno di un sistema di gestione documentale. Tale sistema deve garantire la sicurezza del documento, nonché la sua corretta registrazione attraverso il numero di protocollo, fornire informazioni sui collegamenti tra ciascun documento e i fascicoli correlati, consentire l’accesso al documento in sicurezza e la sua trasmissione ai soggetti interessati.
Per qualità si intende anche la leggibilità del documento ovvero la sua capacità di essere fruibile attraverso un supporto di memorizzazione e lettura adeguato.
Nel manuale di gestione del documento informatico di cui ogni PA dovrà essere dotata, devono essere indicati anche i formati di documenti elettronici accettati come ad esempio PDF, TIFF, JPG, XML, TXT solo per citarne alcuni. Inoltre i file dovranno essere sottoposti a un processo di validazione per verificare che tutto sia conforme alle specifiche dichiarate.
Per integrità e immodificabilità si intende che il documento deve essere formato in modo tale da risultare completo e perciò non modificabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione.
La corretta applicazione del protocollo informatico e delle regole di gestione dei documenti informatici rappresenta non solo un importante traguardo verso la completa digitalizzazione delle PA italiane, ma anche una garanzia di trasparenza, efficacia ed efficienza per il cittadino.
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