Il messaggio di posta elettronica è un documento amministrativo soggetto al diritto di accesso

Prendendo le mosse dal ricorso della dipendente di un Istituto, la quale inoltrava un’istanza di accesso al Presidente per conoscere il contenuto di una e-mail a lui indirizzata e ritenuta lesiva della propria reputazione professionale, Palazzo Spada rileva che “il contenuto dell’e-mail non può ritenersi corrispondenza privata in quanto il Presidente ha provveduto a rendere edotti gli uffici dell’amministrazione dell’esistenza di tale informativa”, con l’effetto che “la particolarità della fattispecie concreta assegna valenza di documento all’e-mail inviata al Presidente dell’Istituto”.

Questa conclusione, secondo il collegio, è da ritenersi compatibile con l’art. 22, lettera d), della legge 241/1990, secondo cui per “documento amministrativo” si intende “ogni rappresentazione grafica, foto-cinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una Pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale”.

Per il collegio, dunque, il messaggio di posta elettronica, nelle peculiari condizioni date, si atteggia quale “documento ormai detenuto dall’Amministrazione” e, come tale, è da ritenersi soggetto all’istanza di accesso al pari di un qualsiasi altro atto amministrativo.

A proposito dei sistemi evoluti di comunicazione informatica, la decisione in commento richiama alla mente la recente pronuncia del Consiglio di Stato (Sez. VI – sentenza 12 febbraio 2015 n. 769) ove si è chiarito che un tweet non è un atto amministrativo.

Una diversa sorte sembra spettare, come si vede, al messaggio di posta elettronica, anche se questa tesi espone il fianco a non poche perplessità, stante il limitato valore probatorio delle e-mail ai fini amministrativi, soprattutto procedimentali, trattandosi di oggetti non sottoscritti e non verificabili sotto il profilo della relativa provenienza.