Fatture elettroniche: risolto il dubbio sul luogo di conservazione

La risoluzione 25/9/2015, n. 81/E, ha affermato testualmente: “Poiché il conservatore (“elettronico”) non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11 (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati obbligatoriamente nel manuale della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità e integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione”.

Il chiarimento scioglie i dubbi interpretativi che erano sorti in materia di fatturazione elettronica e di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari, sia secondo quanto è stabilito dall’art. 5 del D.M. 17/6/2014 sia alla comunicazione richiesta nel modello UNICO 2015 sulla conservazione elettronica dei documenti.

Secondo talune interpretazioni era necessario presentare la comunicazione modello AA/9 (o AA/7) per segnalare il “nuovo” depositario delle scritture contabili relativamente all’emissione delle fatture elettroniche.

Chi, invece, era scettico sull’obbligo di dover presentare la “variazione dati ai fini dell’IVA” eccepiva che pur emettendo la fattura elettronica non veniva individuato un “nuovo soggetto depositario delle scritture contabili” ma soltanto un soggetto che conserva le sole fatture elettroniche. Diversa, invece, è la condizione relativa al luogo di conservazione all’estero delle fatture, fattispecie che obbliga alla comunicazione.

Per evitare la possibile irrogazione delle sanzioni, era stata fatta la comunicazione. E’ stata un’inutile incombenza, poiché ora, è stato chiarito che l’obbligo non sussiste.

Dal 31/3/2015, nei confronti delle amministrazioni pubbliche, deve essere ammessa la fattura in forma elettronica in conformità a quanto è previsto dal D.M. 17/6/2014 per cui:

– i documenti informatici vanno conservati nel rispetto delle norme del codice civile, del codice dell’amministrazione digitale (e relative regole tecniche) e delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità (art. 3, comma 1, lettera a);

– il contribuente “comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari della dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento (art. 5, comma 1);

– nel caso di “verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35,comma 2, lettera d), del D.P.R. 26/10/1972, n. 633” (art. 5, comma 2).

Nel modello Unico 2015 (riga 140 del modello PF, RS 104 di SC, RS40 di SP e RS83 di ENC) il contribuente deve indicare il codice 1 se nel periodo di riferimento almeno un documento rilevante ai fini contabili è stato conservato elettronicamente e 2 in caso contrario.

Il concetto di “conservazione” delle scritture contabili, in origine, era riferito ai soli documenti cartacei “e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di “deposito” – deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti”.

Secondo la risoluzione citata, “il conservatore è il soggetto, definito dal CAD e riportato nel manuale di conservazione, il quale opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti” per cui si prospettano le seguenti alternative:

a) coincide con il contribuente;

b) è il depositario, cioè chi gestisce la contabilità;

c) è un soggetto terzo.

In quest’ultima ipotesi “poiché il conservatore (“elettronico”) non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione con il modello AA7 o AA9 (n.d.r.: attualmente, rispettivamente, AA7/10 e AA9/12) in quanto “gli estremi di identificazione del conservatore sono riportati obbligatoriamente nel manuale di conservazione.

La mancata esibizione dei documenti contabili presso la sede del contribuente, ovvero del depositario, comporta l’applicazione delle regole di accertamento previste in materia di imposte sui redditi e di IVA previste, rispettivamente degli artt. 39 del D.P.R. 29/9/1973, n. 600, e 52 del D.P.R. 26/10/1972, n. 633.

In definitiva, il contribuente ha il solo obbligo di indicare, con il codice 1, se nel periodo d’imposta ha conservato in modalità elettronica almeno un documento con rilevanza fiscale.