Fattura elettronica, obbligo dal 31 marzo: novità per Regioni e Comuni

Il tempo è quasi scaduto: il prossimo 31 marzo diventerà obbligatorio il ricorso esclusivo alla fattura elettronica per tutti i fornitori e prestatori di opera nei riguardi della pubblica amministrazione. Una vera e propria rivoluzione dal punto di vista della contabilità e delle procedure di archiviazione e rendicontazione negli uffici pubblici, a cui, però, non tutti i soggetti coinvolti sono adeguatamente preparati. Nonostante la scadenza fosse nota da diverso tempo, infatti, rimangono tuttora parecchie incertezze sulla modalità di realizzazione dei nuovi adempimenti, che tra pochi giorni diventeranno obbligatori per legge.

Ne discutiamo con Marcello Quecchia, dottore in economia, autore e responsabile di Area economico-finanziaria e di Area tributi in Enti locali, anche in gestioni associate.

 

Che cosa accadrà a partire dal prossimo 31 marzo?

Dal 31 marzo prossimo tutte le pubbliche amministrazioni (enti locali compresi) non potranno accettare fatture che non siano trasmesse in formato elettronico XML tramite il Sistema di interscambio (SDI). Dal 31 marzo prossimo le pubbliche amministrazioni dovranno respingere le fatture cartacee.

Dal 30 giugno prossimo, poi, gli enti locali e le Regioni non potranno procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, fino all’invio della fattura elettronica tramite il SDI.

Dunque, i fornitori dovranno elaborare le fatture verso le pubbliche amministrazioni (PA) in un determinato formato elettronico (XML), firmarle digitalmente e trasmetterle al Sistema di interscambio. Per poter identificare correttamente l’ufficio destinatario della singola pubblica amministrazione, i fornitori dovranno inserire il codice univoco degli uffici destinatari delle fatture elettroniche della PA cui il fornitore stesso ha prestato il servizio o ha ceduto il bene. Tali codici univoci possono essere reperiti sul sito www.indicepa.gov.it.

Che cos’è il Sistema di interscambio (SDI)?

Il Sistema di interscambio rappresenta la sola ed esclusiva interfaccia tra il fornitore e la pubblica amministrazione: non esiste altra possibilità di trasmissione delle fatture elettroniche alle pubbliche amministrazioni che non passi attraverso il SDI.
Il Sistema di interscambio, gestito dall’Agenzia delle entrate:

– riceve le fatture elettroniche;
– effettua una serie di controlli;
– in caso di superamento dei controlli, trasmette le fatture elettroniche alle pubbliche amministrazioni destinatarie;
– in caso di mancato superamento dei controlli, respinge la fattura al mittente;
– notifica l’esito del ricevimento delle fatture e dell’inoltro alla pubblica amministrazione;
– trasmette alla Ragioneria generale dello Stato le informazioni per il monitoraggio della finanza pubblica.

La trasmissione delle fatture elettroniche allo SDI può avvenire tramite diversi canali:

– la posta elettronica certificata (PEC), per la quale non è necessario alcun accreditamento;
– alcuni sistemi di cooperazione/trasmissione internet basati su particolari protocolli per i quali è necessario un accreditamento.

Quali saranno gli effetti dell’obbligo di ricezione della fattura elettronica sugli uffici della pubblica amministrazione?

E’ necessaria una profonda riorganizzazione dei processi di protocollazione, registrazione e trasmissione delle fatture e dei conseguenti adempimenti all’interno della pubblica amministrazione.
Occorre un vero e proprio salto culturale, che comporti l’abbandono della fattura cartacea da stampare, da trasmettere all’ufficio destinatario e da liquidare con un altro documento cartaceo: tutto il flusso del ciclo passivo delle fatture dovrebbe essere dematerializzato. Le procedure informatiche di tutte le fasi del ciclo passivo stesso devono essere automatizzate, in modo da dialogare immediatamente con il Sistema di interscambio e da consentire la liquidazione e il pagamento delle fatture senza la trasmissione di atti cartacei tra gli uffici.

Come sono state assorbite le innovazioni legate alla fatturazione elettronica?

Come tutte le novità, l’avvio della riorganizzazione appare difficoltoso, soprattutto in un momento nel quale gli uffici ragioneria stanno affrontando numerose altre novità: armonizzazione contabile, riaccertamento straordinario dei residui, split payment, reverse charge, per citare solamente le principali.

La forte automazione e informatizzazione delle procedure sarà l’arma vincente per implementare appieno la novità dell’utilizzo della fattura elettronica.

Gli uffici delle pubbliche amministrazioni, dopo un iniziale appesantimento del lavoro, godranno invece di una razionalizzazione dei tempi e delle procedure, con un alleggerimento dei processi.
Le procedure attinenti alla gestione delle fatture elettroniche comporteranno poi dei risparmi di tempo per l’eliminazione di talune procedure: si pensi per esempio al fatto che le fatture acquisite dal Sistema di interscambio verranno automaticamente caricate sulla piattaforma per la certificazione dei crediti.

Ci sarà un miglioramento sul rispetto dei tempi di pagamento alle imprese?

Potenzialmente la riduzione dei tempi di pagamento è insita nell’utilizzo della fattura elettronica: i tempi di trasmissione delle fatture vengono praticamente azzerati e sulla piattaforma per la certificazione dei crediti sarà chiaramente indicata la data di ricezione delle fatture da parte delle singole amministrazioni. Qualora le pubbliche amministrazioni sfruttino l’avvio della fatturazione elettronica per riorganizzare profondamente i propri flussi gestionali di registrazione, liquidazione e pagamento delle fatture stesse, eliminando orpelli burocratici che non hanno ragione di esistere e utilizzando al massimo grado le potenzialità informatiche disponibili, i tempi di pagamento alle imprese dovrebbero drasticamente ridursi.

Si sottolinea poi come l’attestazione dei tempi medi di pagamento sia divenuta un allegato al rendiconto. Inoltre, qualora i tempi medi di pagamento assumano ritardi particolari, scatta il divieto di assunzione di personale per le pubbliche amministrazioni.