Fattura elettronica obbligatoria nei rapporti con la Pubblica Amministrazione

La fattura elettronica da inviarsi alla Pubblica Amministrazione ha contenuto e formato peculiare, solo in parte coincidente con le fatture emesse tra i privati poiché deve necessariamente coordinarsi con la già complessa normativa di settore sulla tracciabilità dei pagamenti, oltre che con i sistemi gestionali dei singoli uffici.

Anche il sistema di trasmissione delle fatture è “mediato” attraverso il Sistema di Interscambio, al quale accedere tramite cinque diversi canali, con i quali gli operatori dovranno prendere necessariamente confidenza adeguando la propria organizzazione interna o chiedendo l’intervento di intermediari che in loro vece svolgano le attività di emissione, trasmissione e conservazione.

Non sarà certo semplice per gli operatori, almeno nella fase iniziale, rapportarsi alle strutture informatiche per l’emissione e la trasmissione delle fatture. Tuttavia, tale complessità iniziale, sarà certamente compensata dagli indubbi vantaggi che tale sistema offre in merito alla trasparenza e possibilità di controllo dello stato di avanzamento del rapporto sia per gli operatori che per le amministrazioni e, si spera, consenta di velocizzare i pagamenti della PA.

La fattura elettronica in generale

La disciplina della fattura elettronica è contenuta negli articoli 21 e 39 del D.P.R. n. 633/1972, come modificati a seguito del recepimento della Direttiva 2010/45/UE. In estrema sintesi i requisiti che deve rispettare la fattura elettronica sono i seguenti:

– l’emissione e il ricevimento in un qualunque formato elettronico: il documento deve essere creato dal soggetto emittente e trasmesso al destinatario in un formato elettronico. Quest’ultimo, anche se la disciplina non lo specifica espressamente, deve essere un formato non modificabile (es. pdf/A);

– l’accettazione del destinatario: questo rappresenta una condizione di non facile interpretazione, in quanto la Direttiva si esprime in termini di “accordo del destinatario”. Secondo la Commissione Europea l’accordo del destinatario può essere espresso anche implicitamente per mezzo del pagamento della fattura. L’Assonime, nella circolare emanata nel 2013 sulle novità in materia di fatturazione, ha raccomandato invece la predisposizione di un accordo scritto preventivo con il soggetto destinatario della fattura elettronica;

– la conservazione in formato elettronico: la fattura deve essere obbligatoriamente conservata dai soggetti coinvolti (emittente e destinatario) in formato elettronico.

La conservazione della fattura elettronica

Con riguardo, infine, alle problematiche legate alla conservazione delle fatture esse pagano l’indecisione del legislatore che non ha avuto il coraggio di operare una scelta tranchant, ma ha optato per un complesso sistema di vincoli agli operatori, pur mantenendo la possibilità di conservazione cartacea delle fatture.

Per un’analisi dettagliata della nuova disciplina volta a facilitare il compito agli operatori pubblici e privati del settore, tra gli altri lavori, ci permettiamo di indicare l’e-book appena pubblicato a firma degli scriventi “La fattura elettronica nella Pubblica Amministrazione” (http://cesda.it/shop/ebook-la-fattura-elettronica-nella-pubblica-amministrazione) edito da CESDA.
ha collaborato Federico Piva