Fattura elettronica: i chiarimenti della circolare 18/E emanata dall’Agenzia delle Entrate

In data 24 giugno 2014 l’Agenzia delle Entrate, con la circolare numero 18/E, ha fornito una serie di chiarimenti sulla nuova disciplina della fattura elettronica introdotta a seguito del recepimento della Direttiva 45/2010/UE. Il presente intervento descrive brevemente le indicazioni più interessanti contenute nel documento di prassi [per gli approfondimenti, si rimanda alla lettura del libro “La fattura elettronica nella Pubblica Amministrazione”].

 

Il concetto di fattura elettronica

L’articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972, come modificato dalla Direttiva 45/2010/UE, definisce elettronica la fattura “che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”.

Sulla base della citata disposizione l’Agenzia delle Entrate precisa che l’elemento distintivo della “fattura elettronica” non è, pertanto, il formato di emissione, ma quello con il quale viene trasmesso e ricevuto il documento dal destinatario. Per questi motivi a titolo esemplificativo:

–        non costituisce “fattura elettronica”: il documento creato elettronicamente con un programma informatico (software di contabilità, foglio di calcolo, etc.), ma inviato al destinatario in formato cartaceo;

–        costituisce “fattura elettronica”: la fattura creata in formato cartaceo, ma scansionata elettronicamente e trasmessa al destinatario a mezzo posta elettronica (ordinaria o certificata).

 

L’accettazione da parte del destinatario

La normativa nazionale prevede che “l’utilizzo della fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario” (art. 21 D.P..R. n. 633/1972). Tale condizione rappresentava l’elemento di più difficile interpretazione della nuova disciplina. Dopo la novella legislativa, in assenza di interpretazioni ufficiali, alcuni autori avevano ritenuto che dovesse sussistere una “simmetria” fra le condotte dei soggetti coinvolti. La mancata accettazione della fattura elettronica da parte del destinatario avrebbe comportato, pertanto, l’impossibilità per il soggetto emittente di considerare il documento come fattura elettronica.

L’Agenzia delle Entrate, nella circolare in commento, sembra avere risolto la questione adottando un’interpretazione meno restrittiva che non impone un comportamento “simmetrico” fra le parti coinvolte. Tale scelta viene definita espressamente come volta a favorire la diffusione della fattura elettronica. In sintesi la mancata accettazione della “fattura elettronica” da parte del destinatario non ha effetti sul soggetto emittente, il quale potrà considerare la fattura emessa come “fattura elettronica” e conservarla elettronicamente.

 

I requisiti della fattura elettronica

La fattura, cartacea ed elettronica, deve rispettare i seguenti requisiti noti con l’acronimo I.A.L.:

–        Autenticità dell’origine: garanzia di autenticità del soggetto che ha emesso la fattura;

–        Integrità del contenuto: non modificabilità del documento;

–        Leggibilità: formato leggibile su schermo o mediante la stampa del documento. La Circolare precisa che la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso da parte dell’Amministrazione Finanziaria.

 

Le modalità di trasmissione della fattura elettronica

Le modalità attraverso le quali possono essere garantiti i requisiti I.A.L. sono molteplici (sistema di controllo di gestione, firma elettronica qualifica o digitale dell’emittente, sistemi di trasmissione elettronica dei dati (EDI) e altre tecnologie).

La Circolare, con particolare riferimento al “sistema di controllo di gestione”, chiarisce che esso è costituito da un percorso che ripercorra l’iter contabile dell’operazione (dall’ordine di acquisto alla registrazione nei conti annuali). Tale sistema può essere costituito, secondo l’Agenzia delle Entrate, da un software integrato ERP che permette di collegare tutti i processi interessati dall’operazione (acquisto, magazzino, vendita, amministrazione, tesoreria). In tale contesto, la Circolare sottolinea l’importanza della “fonte indipendente” rappresentata dal pagamento della fattura risultante dall’estratto conto bancario.