Amministrazione digitale: cosa ci aspetta nel 2017?

È stato infatti l’anno dell’approvazione dei decreti attuativi della legge di riforma della pubblica amministrazione che hanno introdotto numerose novità normative: dalle modifiche alla legge n. 241/1990 (sul procedimento amministrativo) e al decreto n. 33/2013 (in materia di obblighi di pubblicazione) fino, ovviamente, alla riforma del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005).

L’adozione del decreto legislativo n. 179/2016, vigente dal 14 settembre 2016, rappresenta l’intervento di modifica più organico che il CAD abbia avuto dalla sua adozione e ha un obiettivo chiarissimo: recuperare il ritardo nel processo di digitalizzazione della PA che ci è costato e ci costa molto in termini di spesa del settore pubblico e di efficienza dei servizi resi all’utenza.

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Se il 2016 è stato l’anno delle modifiche normative, il 2017 sarà inesorabilmente l’anno dell’adeguamento da parte delle pubbliche amministrazioni.

Un anno difficile quindi, visto che quella dell’attuazione delle riforme è sempre la parte più difficile nel nostro Paese.

Così come evidenziato dal Consiglio di Stato nel parere su uno dei decreti attuativi della riforma (quello in materia di trasparenza amministrativa), l’esperienza ci ha insegnato «che sempre più spesso le riforme “si perdono” nelle prassi amministrative conservative, nel difetto di un’adeguata informatizzazione, nel mancato apprendimento dei meccanismi da parte degli operatori pubblici, nel difetto di comunicazione con i cittadini e le imprese, che non riescono a conoscere, e quindi a rivendicare, i loro nuovi diritti».

Visto che l’alluvionale produzione normativa degli ultimi anni (che non sempre ha brillato per coordinamento con le disposizioni già vigenti) ha stratificato un numero notevole di obblighi ed adempimenti, può essere utile mettere in fila le principali scadenze per le pubbliche amministrazioni (digitali) del 2017, sia quelle vecchie (previste dalle norme prima della riforma della PA) sia quelle nuove (introdotte, cioè,  dai decreti attuativi adottati nel 2016).

Protocollo informatico e gestione delle istanze, dichiarazioni o segnalazioni

A partire dal 1° gennaio 2017 le pubbliche amministrazioni devono adeguarsi al nuovo art. 18-bis della legge n. 241/1990 (introdotto dal D. Lgs. n. 126/2016) in materia di istanze, segnalazioni e comunicazioni presentate alle pubbliche amministrazioni anche in via telematica.

La norma non solo prevede che “la data di protocollazione dell’istanza, segnalazione o comunicazione non può comunque essere diversa da quella di effettiva presentazione”, ma anche che dell’avvenuta presentazione di istanze, segnalazioni o comunicazioni deve essere rilasciata immediatamente, anche in via telematica, “una ricevuta, che attesta l’avvenuta presentazione dell’istanza, della segnalazione e della comunicazione e indica i termini entro i quali l’amministrazione è tenuta, ove previsto, a rispondere, ovvero entro i quali il silenzio dell’amministrazione equivale ad accoglimento dell’istanza”.

Si tratta di un adeguamento molto complesso in quanto non solo richiede un’efficiente organizzazione dell’ufficio protocollo (e delle soluzioni di protocollo informatico in uso), ma un vero e proprio censimento delle istanze/segnalazioni/comunicazioni ricevute da ciascuna amministrazione ai fini della predisposizioni di format di ricevuta per ciascuna di esse e alla definizione delle modalità per il rilascio contestuale alla presentazione.

Pagamenti informatici

Sempre a partire dal 1° gennaio 2017, tutte le pubbliche amministrazioni devono essere attive su PagoPA. Si tratta del Nodo Pagamenti gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale con l’obiettivo di consentire che i pagamenti digitali ed elettronici costituiscano il mezzo principale per i pagamenti dovuti nei confronti della pubblica amministrazione e degli esercenti servizi di pubblica utilità.

Nelle Linee Guida Agid sui pagamenti elettronici è chiaramente specificato che le pubbliche amministrazioni potevano ricevere “pagamenti informatici a mezzo bonifico e/o bollettino di conto corrente postale senza l’uso della piattaforma (Nodo dei Pagamenti-SPC) solo in via transitoria” entro e non oltre il 31 dicembre 2016 e a condizione che avessero già espletato la procedura di adesione. 

Nuova Sezione Amministrazione Trasparente

Il decreto legislativo n. 97/2016 ha modificato il decreto in materia di trasparenza delle pubbliche amministrazioni (decreto legislativo n. 33/2013) sia introducendo il nuovo diritto di accesso generalizzato ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni (c.d. Foia) sia modificando gli obblighi di pubblicazione che tutte le PA devono rispettare.

Questo significa innanzitutto che le amministrazioni dovranno organizzare i loro fascicoli ed archivi in modo efficiente (grazie a sistemi evoluti di gestione documentale informatica) per assicurare il minore impatto organizzativo delle richieste di accesso generalizzato (che è gratuito, fatto salvo il rimborso dei soli costi documentati di riproduzione).

Ma, soprattutto, significa modificare la struttura della Sezione Amministrazione Trasparente dei siti istituzionali e organizzarsi per pubblicare i dati e i documenti richiesti dalla norma.

Il termine per l’adeguamento da parte delle amministrazioni alle novità introdotte dal decreto 97/2016 è scaduto il 23 dicembre 2016. Tuttavia, visto che il provvedimento di Anac contenente le nuove linee guida sugli obblighi di pubblicazione è stato pubblicato solo il 28 dicembre, l’Autorità Anticorruzione ha fatto sapere che l’attività di vigilanza sarà svolta solo a partire dal 31 gennaio 2017.

C’è quindi meno di un mese di tempo per rimettere mano alla Sezione Amministrazione trasparente e iniziare a pubblicare i “nuovi” dati.

Conservazione dei documenti informatici

Le amministrazioni che ancora utilizzassero sistemi di conservazione a norma CNIPA 11/2004 hanno tempo fino all’11 aprile 2017 per completare la transizione ad un sistema conforme al Dpcm 3 dicembre 2013.

Infatti, l’art. 14, comma 2, delle Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici prevede che i sistemi di conservazione già esistenti alla data dell’11 aprile 2014 “sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto”.

Servizi on line

Entro il dicembre 2017 tutte le amministrazioni dovranno aderire al Sistema pubblico di identità digitale in modo da rendere effettivo il diritto di cittadini e imprese di accedere ai servizi on line grazie alle credenziali Spid.

Dodici mesi non sono molti per censire tutti i servizi e completare le procedure tecniche e amministrative fino a sottoscrivere l’apposita convenzione con l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Nel frattempo, le amministrazioni non potranno più ricorrere, per l’accesso ai propri servizi, a “credenziali fai da te” (diverse cioè da SPID, Carta d’identità elettronica e Carta Servizi).

Regole tecniche

Il 2017 è anche l’anno in cui dovranno essere adottate le regole tecniche previste dall’art. 71 CAD. Il termine previsto dal Decreto Legislativo 179/2016 (14 gennaio 2017) sta per scadere, ma non ci sarebbe nulla di strano se – vista la complessità del compito – le stesse arrivassero con qualche settimana di ritardo.

In ogni caso, le amministrazioni dovranno essere pronte a fare i conti con le nuove norme, tra cui si segnalano quelle in materia di documenti e fascicoli informatici (in modo tale da completare il processo di dematerializzazione che ad agosto 2016 ha subito solo un differimento) di servizi on line, di pagamenti e di disponibilità del Wi-fi negli uffici pubblici.

Sempre nel 2017 (per la precisione, entro il 19 aprile) dovrà essere adottato il Decreto del Ministero per la pubblica amministrazione contenente le modalità di digitalizzazione delle procedure di tutti i contratti pubblici (così come previsto dall’art. 44 D. Lgs. n. 50/2016).

Infine, nel 2017 dovrebbe finalmente vedere la luce il “Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione” previsto dalle disposizioni di cui all’art.1, comma 513 e seguenti della legge 28 dicembre 2015, n.208 (Legge di stabilità 2016).

Fino all’adozione del Piano, per l’acquisizione di beni e servizi ICT le amministrazioni dovranno rispettare comunque quanto previsto dalla Circolare Agid n. 2 del 2016.

Il lavoro del responsabile della transizione digitale…

Non c’è dubbio che – anche a prescindere dalle novità che saranno introdotte dalle regole tecniche che saranno adottate ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale – c’è davvero molto da lavorare per le amministrazioni (e i loro fornitori).

Una concentrazione di scadenze che probabilmente non ha precedenti e che sicuramente metterà a dura prova gli uffici.

L’organizzazione sarà sicuramente un fattore critico per rispettare le nuove norme ed evitare di incorrere in sanzioni e responsabilità.

Per questo motivo, è cruciale il ruolo dei  nuovi responsabili della transizione digitale (che dovrebbero essere già stati nominati da ciascuna amministrazione ai sensi del nuovo art. 17 CAD) con l’obiettivo di curare la transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un’amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità.

… e quello del difensore civico per il digitale

Mentre scrivo questo veloce riepilogo, già immagino che in tanti penseranno “è la solita storia”, “anche questa volta gli obblighi rimarranno sulla carta e nessuno pagherà per l’inadempimento delle amministrazioni”.

In realtà, la riforma del Codice dell’Amministrazione Digitale dovrebbe aver introdotto un’importante novità per evitare che le norme non vengano attuate: l’istituzione in ogni pubblica amministrazione di un difensore civico per il digitale.

Si tratta di una figura (che dovrebbe essere già stata nominata in ogni amministrazione) alla quale chiunque può inviare segnalazioni e reclami relativi ad ogni presunta violazione del CAD e di ogni altra norma in materia di digitalizzazione ed innovazione della pubblica amministrazione (come quelle in materia di gestione delle istanze e segnalazioni telematiche ad esempio).

Se le segnalazioni saranno fondate, infatti, il difensore civico per il digitale dovrà invitare l’ufficio responsabile della presunta violazione a porvi rimedio tempestivamente e comunque nel termine di trenta giorni.

E gli uffici dovranno essere solerti nel farlo, dal momento che il difensore ha l’obbligo di segnalare le inadempienze all’ufficio competente per i procedimenti disciplinari.

Insomma, ci sono le condizioni perché – questa volta – la digitalizzazione della PA italiana non sia destinata a rimanere “sulla carta”.

Nei prossimi mesi, su queste pagine, avremo sicuramente modo di approfondire questi temi nel corso dell’anno da poco iniziato.

Per il momento: auguri e buon lavoro a tutti, perché il 2017 sia davvero l’anno in cui rendere davvero digitale la pubblica amministrazione!