In un’ottica di riduzione del contagio il Governo è intervenuto per agevolare il ricorso al lavoro agile. Con una serie di interventi normativi, anche a seguito del DPCM del 1º marzo scorso, si è voluto facilitare il percorso di avvio dello smart working dapprima nei comuni delle zone rosse, poi in alcune regioni del Nord, infine su tutto il territorio nazionale.
Proprio il Decreto del Presidente del consiglio dei ministri del 1º marzo, in vigore dal giorno successivo, prevede il ricorso allo smart working, anche in assenza di accordo scritto tra azienda e dipendente:
- Per l’intera durata dello stato di emergenza pari a sei mesi (decretato dal Consiglio dei ministri del 31 gennaio 2020);
- Con riferimento ad ogni rapporto di lavoro subordinato;
- Sull’intero territorio nazionale da parte di ogni impresa o professionista;
- Consegnando e facendo sottoscrivere ai dipendenti e al Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza l’informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile, scaricabile dal sito INAIL.
Vediamo ora nel dettaglio come funziona, al di là delle deroghe previste per il Coronavirus, lo strumento dello smart working.
Coronavirus: Spostamenti concessi e non al DPCM 9 marzo 2020
Smart working: accordo individuale
Lo “smart working” o “lavoro agile” è una particolare modalità di esecuzione dell’attività lavorativa che, prevedendo la possibilità di lavorare da casa, ha lo scopo di conciliare i tempi di vita e di lavoro.
L’avvio dello smart working non può prescindere da un accordo scritto tra azienda e dipendente che disponga, secondo una determinata cadenza temporale, lo svolgimento dell’attività lavorativa all’interno e all’esterno dell’azienda.
Nello specifico, l’accordo (la cui efficacia può essere a termine o a tempo indeterminato) nel regolamentare le modalità di svolgimento dello smart working deve stabilire:
- L’orario di lavoro da rispettare e i tempi di riposo;
- Le modalità con cui l’azienda può esercitare il suo potere direttivo e di controllo;
- La cadenza temporale con cui si può accedere allo smart working;
- Le condotte del dipendente che possono portare a richiami disciplinari;
- Gli strumenti tecnologici necessari per il lavoro da casa.
Gli aspetti citati possono essere definiti con un accordo aziendale stretto con le organizzazioni sindacali e le RSA / RSU presenti in azienda. In questi casi il testo sarà parte integrante dell’accordo individuale.
Trasmissione dell’accordo
Gli accordi individuali dovranno essere notificati alla Pubblica amministrazione attraverso la piattaforma telematica presente sul sito del Ministero del lavoro. Per accedere al servizio sono necessarie le credenziali SPID o, in alternativa, con l’utenza del portale “Cliclavoro”.
La comunicazione dovrà riportare:
- Dati dell’azienda;
- Dati del lavoratore;
- Estremi del rapporto di lavoro (data di assunzione, tipologia di contratto, PAT e voce di tariffa INAIL);
- Dati dell’accordo di smart working (in particolare data di sottoscrizione e durata dell’accordo se a termine o a tempo indeterminato).
Il sistema permette di modificare o annullare denunce già presentate. In caso di invio di più accordi individuali è possibile procedere al caricamento massivo.
Recesso dall’accordo
Ciascuna delle parti può interrompere l’accordo di smart working, con regole diverse se lo stesso è a tempo indeterminato o a termine:
- Per gli accordi a termine il recesso è ammesso solo in presenza di un giustificato motivo;
- Per gli accordi a tempo indeterminato il recesso è ammesso con un preavviso di trenta giorni (non si applica in caso di giustificato motivo).
Per i lavoratori disabili il preavviso è elevato a novanta giorni, in modo tale da consentire la riorganizzazione dell’attività produttiva oltre che della vita personale e lavorativa dell’interessato.
Vediamo ora nel dettaglio le caratteristiche di un ipotetico accordo aziendale di smart working.
Smart working: a chi si rivolge
L’accordo può prevedere che lo smart working sia esteso a tutto il personale in forza presso l’azienda con esclusione di coloro, che a giudizio dell’azienda, presentino profili di incompatibilità organizzativa o soggettiva (ad esempio chi è addetto alle linee di produzione o svolge attività di manutenzione delle stesse).
L’applicazione del lavoro agile può avvenire in forma volontaria, previa richiesta del dipendente al proprio responsabile e accettazione di quest’ultimo se non sussistono incompatibilità.
Durata
Come anticipato, l’accordo dovrà indicare il suo periodo di vigenza. Di norma, le aziende concludono un primo accordo a termine, volto a sperimentare l’impatto dello smart working.
Luogo di lavoro
I lavoratori che sottoscrivono l’accordo individuale (di cui quello aziendale costituisce parte integrante) potranno, durante il periodo di vigenza dello stesso, svolgere la propria attività lavorativa in un luogo diverso da quello indicato come sede di lavoro nel contratto di assunzione o negli accordi successivi.
Il luogo potrà essere scelto a discrezione del dipendente a patto che siano rispettati i criteri di riservatezza e sicurezza sui luoghi di lavoro.
Orario di lavoro
L’orario di lavoro può essere lo stesso previsto nei giorni di presenza in sede, garantendo al dipendente dei periodi di riposo e di disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche utilizzate per lo svolgimento dello smart working. Generalmente è precluso il lavoro straordinario.
Cadenza dello smart working
L’applicazione dello smart working può avvenire in una giornata fissa, ad esempio il primo lunedì del mese, ovvero previa richiesta del dipendente inoltrata alla direzione aziendale o al proprio responsabile con un preavviso determinato dall’accordo stesso.
Trattamento economico
L’attività lavorativa svolta in regime di smart working è equiparabile a quella resa in azienda con conseguente diritto del dipendente alla normale retribuzione.
Smart working: limiti e prescrizioni per il dipendente
È la parte più consistente dell’accordo, quella in cui si devono indicare i limiti e le prescrizioni imposte al dipendente. Di norma si prevede:
- Che nel corso dell’orario di lavoro in regime di smart working, eccezion fatta per i periodi di riposo, il dipendente deve rendersi reperibile con gli strumenti forniti dall’azienda (ad esempio il pc e / o il cellulare);
- In caso di malfunzionamento delle strumentazioni tale da non rendere possibile alcun contatto con l’azienda il dipendente deve darne immediata comunicazione alla direzione o al suo responsabile;
- In caso di guasto non risolvibile in tempi brevi il dipendente dovrà recarsi in azienda;
- Il dipendente si impegna ad avere disponibile una connessione internet / telefonica adeguata all’utilizzo delle strumentazioni;
- Non lasciare incustoditi o accessibili a terzi gli strumenti aziendali;
- Non portare a conoscenza di familiari o altre persone non autorizzate informazioni riguardanti l’azienda o l’attività lavorativa;
- Non stampare documenti aziendali o, laddove necessario, non potrà lasciarli incustoditi.
Potere disciplinare e di controllo
Limitatamente alle condotte individuate nell’accordo di smart working l’azienda potrà esercitare il suo normale potere di controllo sull’attività dei dipendenti. È altresì possibile irrogare sanzioni disciplinari sempre che i comportamenti vietati siano posti a conoscenza dei lavoratori all’interno dell’accordo.
Smartworking e sicurezza sul lavoro
L’azienda è tenuta a garantire la salute la sicurezza di coloro che operano in regime di smart working. Con cadenza almeno annuale il datore è tenuto a consegnare al dipendente e al Rappresentate dei lavoro per la sicurezza (RLS), un’informativa sui rischi legati al particolare svolgimento dell’attività lavorativa. Il datore è altresì responsabile del corretto funzionamento degli strumenti affidati al dipendente.
Prevista la copertura assicurativa INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. L’assicurazione copre anche i rischi derivanti dal normale percorso di andata e ritorno dall’abitazione al luogo prescelto per lo svolgimento del lavoro (infortuni in itinere) se quest’ultimo è legato ad esigenze connesse alla prestazione lavorativa o dalla necessità di conciliare vita e lavoro.
Per saperne di più:
SMART WORKING E CORONA VIRUS
Lo sviluppo delle nuove tecnologie e il processo di digitalizzazione, denominato Industria 4.0, che coinvolge l’attuale contesto economico e sociale, ha determinato necessariamente dei cambiamenti anche nel modo di concepire la prestazione lavorativa, ad oggi caratterizzata dalla destrutturazione spazio-temporale.La flessibilità degli orari e del luogo della prestazione di lavoro, diventa una necessità ed una soluzione che grazie all’utilizzo dell’ ITC (information technology) si realizza concretamente.Le nuove tecnologie, in particolare quelle collaborative ed i social media, hanno concesso la possibilità di mettersi in contatto con chiunque ed in qualsiasi momento, e ciò ha completamente stravolto la cultura d’impresa.Invero, il sempre maggiore utilizzo di internet nonchè dei nuovi mezzi di comunicazione ha fatto sì che le distanze venissero meno o comunque si accorciassero, modificando notevolmente quello che era il modo di lavorare e di fare impresa.A tal proposito il diritto del lavoro si trova a fare i conti con queste nuove esigenze che necessitano di un intervento regolativo.Con la legge 81/2017 è stato introdotto e disciplinato il “Lavoro Agile”, meglio definito “Smart Working” e, per la prima volta in Italia, tale specifica modalità di svolgimento della prestazione lavorativa è stata inserita all’interno di un quadro normativo, che verrà trattato nel proseguo.Lo Smart Working, più precisamente, può essere definito come quell’“insieme di modelli organizzativi, moderni e non convenzionali, caratterizzato da un elevato livello di flessibilità nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti di lavoro, e che fornisce a tutti i dipendenti di un’azienda le migliori condizioni di lavoro”.Una delle tendenze che caratterizza il mercato del lavoro è, senza ombra di dubbio, la richiesta di flessibilità da parte dei lavoratori e di soluzioni che diano risposta al loro bisogno di conciliazione tra vita privata e vita lavorativa.Ed infatti la ratio posta alla base della L. 81/2017 è rappresentata proprio dall’incremento della competitività e della conciliazione dei tempi vita lavoro definito come work life balance.Questo concetto assai significativo consiste proprio nel bilanciamento tra il tempo dedicato al lavoro e alla carriera e quello dedicato a prendersi cura della famiglia e del proprio tempo libero.Le difficoltà nel gestire e bilanciare i tempi di vita nonché quelli di lavoro possono comportare, ancora, un ulteriore costo per il lavoratore in termini di riduzione del benessere; ciò può portare di conseguenza anche a compromettere la qualità della prestazione lavorativa e la produttività delle ore dedicate al lavoro.Come emerge dagli ultimi dati elaborati dall’Osservatorio smart working, i lavoratori smart mediamente presentano un grado di soddisfazione e coinvolgimento nel proprio lavoro molto più elevato di coloro che lavorano in modalità tradizionale: il 76% si dice soddisfatto della sua professione, contro il 55% degli altri dipendenti; uno su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità, contro il 21% dei colleghi. Inoltre, sono più soddisfatti dell’organizzazione del proprio lavoro (il 31% degli smart worker contro il 19% degli altri lavoratori), ma anche delle relazioni fra colleghi (il 31% contro il 23% degli altri) e della relazione con i loro superiori (il 25% contro il 19% degli altri).Tutto ciò naturalmente, comporta risvolti positivi anche nei confronti delle aziende, tra questi spiccano l’incremento di produttività, la riduzione del tasso di assenteismo, la capacità di attrarre i talenti, l’aumento dell’engagement, il miglioramento delle competenze digitali e l’ottimizzazione della gestione degli spazi.Uno spazio all’interno di questa trattazione è dedicato agli ultimi interventi normativi circa l’utilizzo dello smart working come strumento per consentire la prosecuzione dell’attività lavorativa nella situazione di emergenza in cui si trova il nostro paese, dovuta al diffondersi del virus Covid-19.Massimiliano MatteucciConsulente del Lavoro in Roma. Partner Nexumstp Spa. Cultore della materia e Professore a contratto presso università pubbliche e private. Autore di numerose pubblicazioni in materia di Lavoro e relatore a convegni e seminari.
Massimiliano Matteucci | 2020 Maggioli Editore
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