Responsabilità delle imprese di trasporto: Conservazioni fogli e dati tachigrafici

Le novità più importanti per le imprese di autotrasporto in conto terzi e per i loro autisti sono entrate in vigore a decorrere dal 02 marzo 2016 e riguarderanno le funzioni del cronotachigrafo, che saranno ampliate con l’introduzione del tracciamento satellitare e della connessione a distanza per la trasmissione dei dati, anche a postazioni di controllo situate lungo la strada. Inoltre, le aziende dovranno dimostrare di avere somministrato ai conducenti la formazione sull’uso del cronotachigrafo e dovranno verificarne l’uso corretto.

TUTTE LE NOVITÀ NEL SEGUENTE MANUALE

Ebbene proprio il dettato del Reg. 165/14 CE del Parlamento Europeo e Del Consiglio del 4 febbraio 2014 relativo ai tachigrafi nel settore dei trasporti su strada, che abroga il regolamento (CEE) n. 3821/85 del Consiglio relativo all’apparecchio di controllo nel settore dei trasporti su strada e modifica il regolamento (CE) n. 561/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all’armonizzazione di alcune disposizioni in materia sociale nel settore dei trasporti su strada, in particolare all’articolo 33 Responsabilità delle imprese di trasporto, poneva l’attenzione sulle imprese di trasporto che garantiscono, ai propri conducenti, una formazione ed istruzione adeguata per quanto riguarda il buon funzionamento dei tachigrafi, sia che essi siano digitali o analogici, effettuando controlli periodici per garantire che i propri conducenti l’utilizzano correttamente e non forniscono ai conducenti alcun incentivo diretto o indiretto che possa incoraggiare ad un uso improprio dei tachigrafi.

Le imprese di trasporto rilasciano ai conducenti di veicoli dotati di tachigrafi analogici un numero sufficiente di fogli di registrazione, tenuto conto del carattere individuale dei fogli di registrazione, della durata del servizio e della necessità di sostituire eventualmente i fogli di registrazione danneggiati o quelli ritirati da un funzionario incaricato del controllo. Le imprese di trasporto consegnano ai conducenti soltanto fogli di registrazione di un modello omologato atti ad essere utilizzati nell’apparecchio installato a bordo del veicolo.

Qualora un veicolo sia dotato di un tachigrafo digitale, l’impresa di trasporto e il conducente provvedono affinché, tenuto conto della durata del servizio, la stampa dei dati provenienti dal tachigrafo su richiesta di un agente incaricato del controllo possa effettuarsi correttamente in caso di ispezione.

Le imprese di trasporto conservano i fogli di registrazione e i tabulati, ogniqualvolta siano stati predisposti tabulati per conformarsi all’articolo 35, in ordine cronologico e in forma leggibile per un periodo di almeno un anno dalla data di utilizzazione e ne rilasciano una copia ai conducenti interessati che ne facciano richiesta. Le imprese di trasporto forniscono altresì copie dei dati scaricati dalle carte del conducente ai conducenti interessati che le richiedono, assieme agli stampati di dette copie. I fogli, i tabulati e i dati scaricati sono esibiti o consegnati a richiesta dei funzionari di controllo.

Le imprese di trasporto sono responsabili per le infrazioni del presente regolamento commesse dai loro conducenti o dai conducenti sottoposti a loro disposizione. Gli Stati membri possono, tuttavia, subordinare tale responsabilità all’infrazione da parte dell’impresa del primo comma, paragrafo 1, del presente articolo e dell’articolo 10, paragrafi 1 e 2, del regolamento (CE) n. 561/2006.

Orbene, è importante evidenziare che la similnota era già contenuta nel dettato di cui all’art. 14 del Reg. CEE 3821/85, che prevedere in capo al datore di lavoro l’obbligo del rilascio ai conducenti un numero sufficiente di fogli di registrazione, in relazione al carattere individuale di tali fogli, alla durata del servizio ed alla necessità di sostituire eventualmente i fogli sciupati o ritirati da un agente incaricato del controllo. Il datore di lavoro consegna ai conducenti soltanto fogli di un modello omologati atti ad essere utilizzati nell’apparecchio montato a bordo del veicolo.

L’impresa conserva i fogli di registrazione in modo sistematico per un periodo di almeno un anno dalla data di utilizzazione e ne rilascia una copia ai conducenti interessati che ne facciano richiesta. I fogli sono esibiti o consegnati a richiesta degli agenti incaricati del controllo.

Leggendo il Reg. 165/14 CE, l’art. 35 Carte del conducente e fogli di registrazione danneggiati detta delle norme importanti nel caso cui vi sia un deterioramento di un foglio contenente registrazioni o della carta del conducente, i conducenti devono conservare il foglio di registrazione o la carta del conducente deteriorati insieme con qualsiasi foglio di registrazione di riserva utilizzato per sostituirlo.

In caso di danneggiamento, cattivo funzionamento, smarrimento o furto della carta del conducente, il conducente deve:

a) all’inizio del viaggio, stampare le indicazioni del veicolo guidato, inserendo su tale tabulato:

a.i) informazioni che consentono di identificare il conducente (nome, numero della carta del conducente o della patente di guida), compresa la firma;

a.ii) i periodi di cui all’articolo 34, paragrafo 5, lettera b), punti ii), iii) e iv);IT 28.2.2014 Gazzetta ufficiale dell’Unione europea L 60/17

b) al termine del viaggio, stampare le informazioni relative ai periodi di tempo registrati dal tachigrafo, registrare i periodi di altre mansioni, disponibilità e riposo rispetto al tabulato predisposto all’inizio del viaggio, se non registrati dal tachigrafo, e riportare su tale documento gli elementi che consentono di identificare il conducente (nome, numero della carta del conducente o della patente di guida), compresa la firma del conducente.

Il Decreto Ministero Del Lavoro e Delle Politiche Sociali 31 marzo 2006 Modalità di conservazione e trasferimento dati dal tachigrafo digitale introdotto dal regolamento (CE) n. 2135/98.

Obbligo di trasferimento e di conservazione dei dati dell’apparecchio di controllo da parte delle imprese di trasporto

Le imprese di trasporto sono tenute a custodire i dischi tachigrafici per il periodo previsto dalla vigente normativa al fine di consentire al personale ispettivo di effettuare i relativi controlli. L’operazione di trasferimento dei dati dai tachigrafi digitali e dalle carte conducente, secondo le modalità previste dall’allegato 1B del regolamento (CE) n. 1360/2002, deve essere eseguita dalle imprese di trasporto al fine di consentire al personale ispettivo di effettuare i relativi controlli. I titolari delle imprese di trasporto sono responsabili, anche per gli automezzi che hanno preso in locazione, del trasferimento e della conservazione in sicurezza dei dati, su un supporto dati esterno che ne garantisca l’inalterabilità e la conservazione nel tempo, avendo cura di predisporre almeno un’ulteriore copia di salvataggio.

I dati devono essere conservati in un luogo sicuro, accessibile solo alle persone autorizzate e devono essere resi disponibili, presso la sede dell’impresa, all’autorità di controllo.

I dati trasferiti devono essere provvisti di firma elettronica, come previsto dall’allegato 1/B del regolamento (CE ) n. 1360/2002.

In particolare, i dati giornalieri provenienti dall’apparecchio di controllo digitale devono essere trasferiti entro e non oltre tre mesi; quelli relativi alle carte dei conducenti devono essere trasferiti entro e non oltre tre settimane.

Le suddette operazioni devono essere eseguite anche nei seguenti casi:

1) dal tachigrafo digitale immediatamente prima della cessione del veicolo ad altra impresa, in caso di sostituzione di apparecchio non perfettamente funzionante, ovvero su richiesta dell’autorità di controllo;

2) dalla carta conducente immediatamente prima che il conducente lasci l’impresa di trasporto, prima della scadenza della carta, ovvero su richiesta dell’autorità di controllo.

L’impresa di trasporto deve conservare, per il periodo previsto dalla normativa vigente, tutte le registrazioni relative ai suddetti dati.

Obblighi del datore di lavoro e dei conducenti

Il datore di lavoro ha l’obbligo di informare il lavoratore della vigente disciplina in materia di orario di lavoro nonché’ dei contratti collettivi e di tutte le condizioni applicabili al rapporto di lavoro.

Il datore di lavoro ha l’obbligo di controllare che il lavoratore rispetti i periodi di guida e di riposo secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni comunitarie, di istruire il conducente circa il funzionamento dell’apparecchio di controllo e di vigilare sul corretto uso dello stesso.

I conducenti sono tenuti al rispetto dei periodi di guida e di riposo previsti dalla normativa comunitaria e al corretto uso dell’apparecchio di controllo e della carta del conducente qualora il veicolo sia dotato di tachigrafo digitale.

Di conseguenza è importante anche quanto emanato dal Reg. (UE) n. 581/2010 della commissione del 01 luglio 2010, sui periodi massimi per il trasferimento dei dati pertinenti dalle unità elettroniche di bordo e dalle carte del conducente.

L’art. 1 della medesima norma europea, stabilisce i periodi massimi entro i quali i dati pertinenti devono essere trasferiti dall’unità elettronica di bordo e dalla carta del conducente ai sensi dell’articolo 10, paragrafo 5, lettera a), punto i), del regolamento (CE) n. 561/2006.

Ai fini del presente regolamento si intende per «dati pertinenti» tutti i dati registrati dal tachigrafo digitale oltre ai dati dettagliati relativi alla velocità.

Il periodo massimo entro cui devono essere trasferiti i dati pertinenti non deve superare:

1. a) 90 giorni per i dati trasferiti dall’unità elettronica di bordo;
2. b) 28 giorni per i dati trasferiti dalla carta del conducente.

I dati pertinenti devono essere trasferiti in modo da evitare qualsiasi perdita degli stessi.

Per lo stesso periodo e per le medesime finalità devono essere conservati, i dati di registrazione dei dati dai tachigrafi digitali e dalle carte conducente, secondo le modalità previste dall’allegato 1B del regolamento (CE) n. 1360/2002. I titolari delle imprese di trasporto sono responsabili, anche per gli automezzi che hanno preso in locazione, del trasferimento e della conservazione in sicurezza dei dati, su un supporto dati esterno che ne garantisca l’inalterabilità e la conservazione nel tempo, avendo cura di predisporre almeno un’ulteriore copia di salvataggio.

L’art. 14 del Reg. 3821/85 CEE, pone in capo al datore di lavoro rilascia ai conducenti di veicoli dotati di un apparecchio di controllo conforme all’allegato I un numero sufficiente di fogli di registrazione, tenuto conto del carattere individuale di tali fogli, della durata del servizio e dell’obbligo di sostituire eventualmente i fogli danneggiati o quelli ritirati da un agente incaricato del controllo. Il datore di lavoro consegna ai conducenti soltanto fogli di un modello omologato atti ad essere utilizzati nell’apparecchio montato a bordo del veicolo.

Mentre, l’art. 10 del Reg. 561/06 CE al punto 5.

a) Un’impresa di trasporto che utilizza veicoli dotati di apparecchi di controllo in conformità dell’allegato IB del regolamento (CEE) n. 3821/85 e che rientrano nel campo di applicazione del presente regolamento:

a.i) garantisce che tutti i dati pertinenti siano trasferiti dall’unità di bordo e dalla carta del conducente secondo la frequenza stabilita dallo Stato membro, e che siano trasferiti con maggiore frequenza affinché vengano trasferiti tutti i dati relativi alle attività intraprese dall’impresa, o per conto della stessa;

a.ii) garantisce che tutti i dati trasferiti tanto dall’unità di bordo quanto dalla carta del conducente siano conservati per almeno 12 mesi successivamente alla registrazione e, se un addetto ai controlli dovesse richiederlo, tali dati siano accessibili, direttamente o a distanza, presso i locali dell’impresa;

b) Nel presente paragrafo, il termine «trasferimento» corrisponde alla definizione di cui all’allegato IB, capo I, lettera s), del regolamento (CEE) n. 3821/85, che prevede: trasferimento: la copia, insieme alla firma digitale, di una parte o di tutti i dati registrati nella memoria di dati del veicolo o nella memoria di una carta tachigrafica.

Il trasferimento non deve alterare o cancellare alcun dato memorizzato.

Di particolare interesse appare, la premessa n. 3 del Reg. 561/06 CE, laddove testualmente recita: ” Determinate disposizioni del regolamento (CEE) n. 3820/ 85 relative ai periodi di guida, interruzioni e riposo dei conducenti dei veicoli addetti ai trasporti comunitari nazionali e internazionali su strada si sono dimostrate di difficile uniforme interpretazione, applicazione e controllo in tutti gli Stati membri, data la loro formulazione alquanto generica”.

Certamente la norma non è sempre di facile interpretazione, non era per niente scontato, che il periodo di computo dei termini massimi per lo scarico della tessera conducente e della memoria dell’unità di massa fosse riferito ai giorni di calendario oppure se fosse riferito ai giorni effettivamente lavorati.

Quindi, va necessariamente fatta una distinzione tra il computo dell’intervallo di tempo relativo al possesso dei dati registrati dal tachigrafo analogico o digitale, con riferimento al giorno in corso ed ai 28 giorni precedenti, i quali offrono gli strumenti necessari al fine di  un efficiente controllo, come normato dal Reg. CEE n. 3821/85.

Il conducente deve scaricare la propria carta tachigrafica ogni massimo 28 giorni e consegnare alla ditta le registrazioni, come pure per i dischi relativi agli ultimi 28 giorni.

La ditta deve scaricare la memoria di massa del tachigrafo digitale massimo entro 90 giorni e conservarli per 12 mesi a disposizione degli organi di controllo, come pure i dischi analogici di ogni dipendete.